Realizzare un listino di qualche decina di pagine è una cosa. Gestire 372 pagine, centinaia di immagini, dati tecnici, prezzi e due versioni linguistiche è un problema completamente diverso.
In questo progetto abbiamo dovuto trasformare una grande quantità di informazioni, provenienti da fonti diverse, in un listino strutturato e aggiornabile realizzato con Adobe InDesign.
Il risultato finale è stato prodotto in due versioni complete:
- Italiano / Inglese – 372 pagine
- Italiano / Francese – 372 pagine
Ma la parte più interessante non è il numero di pagine. È il modo in cui il progetto è stato costruito.
Il problema: non erano semplicemente 372 pagine da impaginare
Quando si guarda il PDF finale è facile pensare che il lavoro consista principalmente nel posizionare testi e immagini all’interno delle pagine.
In realtà, dietro un listino di queste dimensioni ci sono:
- codici prodotto;
- descrizioni;
- prezzi;
- varianti;
- caratteristiche tecniche;
- immagini;
- sequenze e raggruppamenti;
- testi in più lingue;
- regole grafiche;
- revisioni continue durante il progetto.
Se tutte queste informazioni vengono gestite direttamente pagina per pagina, ogni modifica rischia di trasformarsi in un nuovo lavoro manuale.
Per questo abbiamo affrontato il progetto partendo prima dai dati e solo successivamente dall’impaginazione.
Prima italiano e inglese, poi italiano e francese
La prima versione del listino è stata realizzata in italiano e inglese.
Una volta completata la struttura, la stessa base è stata utilizzata per produrre la seconda versione in italiano e francese.
Questo è uno dei vantaggi principali di lavorare con un sistema strutturato: la seconda lingua non significa dover ricostruire altre 372 pagine manualmente.
Prodotti, sequenze, template e regole di impaginazione rimangono gli stessi. Cambiano i contenuti linguistici che devono essere utilizzati.
Il ruolo delle immagini
In un catalogo di questo tipo le immagini sono parte integrante dei dati.
Non basta sapere che esiste l’immagine di un prodotto: occorre identificarla correttamente, associarla al codice giusto, controllarne l’utilizzo e inserirla all’interno della grafica prevista.
Durante il progetto la gestione delle immagini ha rappresentato anche uno degli elementi che ha maggiormente influenzato i tempi complessivi.
Questo è un aspetto importante quando si pianifica un catalogo: l’impaginazione può essere automatizzata, ma il progetto dipende comunque dalla disponibilità e dalla qualità dei materiali di partenza.
Perché il progetto ha richiesto più tempo del previsto
Inizialmente il lavoro era stato pianificato su tempi molto più brevi.
Il progetto complessivo ha invece richiesto circa tre mesi, principalmente perché dati, immagini e revisioni non sono arrivati tutti contemporaneamente.
È un caso molto comune nei cataloghi complessi.
Il collo di bottiglia non è sempre l’impaginazione: spesso è la raccolta e la verifica delle informazioni necessarie per completarla.
Per questo uno degli obiettivi di un sistema come Easy List Plus è separare il più possibile la gestione dei dati dalla composizione manuale delle pagine.
Durante il progetto è arrivata anche un’urgenza: 170 pagine
Mentre il listino principale era ancora in lavorazione si è presentata un’ulteriore necessità.
Doveva essere prodotto rapidamente un secondo catalogo di circa 170 pagine, partendo principalmente dai dati disponibili in Excel.
La prima versione completa è stata prodotta in circa una settimana.
Successivamente il documento è stato verificato, corretto e revisionato nelle settimane successive.
Non significa che ogni catalogo di 170 pagine possa essere realizzato in una settimana.
Dimostra però quanto cambia il lavoro quando le pagine non vengono costruite una per una, ma generate a partire da dati strutturati.
Il documento finale resta Adobe InDesign
Automazione non significa rinunciare alla qualità grafica.
Il documento viene realizzato utilizzando Adobe InDesign come motore di impaginazione.
Questo permette di mantenere:
- template grafici professionali;
- font e stili;
- immagini prodotto;
- tabelle tecniche;
- pagine emozionali;
- fondi e texture;
- indici e riferimenti;
- caratteristiche necessarie per la stampa professionale.
La differenza è che il contenuto delle pagine non deve essere ricostruito manualmente ogni volta che cambia un dato.
372 pagine non sono il vero problema
Il numero di pagine impressiona, ma non è necessariamente il fattore più importante.
Un listino di 400 pagine molto regolare può essere più semplice da gestire di un catalogo di 100 pagine composto da decine di strutture completamente diverse.
Le domande importanti sono altre:
- i dati sono organizzati?
- esiste una relazione chiara tra prodotti e immagini?
- quante strutture grafiche differenti servono?
- quante lingue devono essere gestite?
- quante versioni devono essere prodotte?
- quanto frequentemente cambieranno prezzi e prodotti?
È da queste informazioni che parte la nostra analisi.
Listino multilingua: meglio costruire un sistema, non 744 pagine
Due documenti da 372 pagine potrebbero essere considerati semplicemente 744 pagine da impaginare.
Noi preferiamo considerarli come:
una struttura di prodotti, due lingue e due output.
È un modo diverso di affrontare il problema e diventa ancora più importante quando l’anno successivo bisogna aggiornare prezzi, introdurre nuovi prodotti o produrre una nuova versione.
Hai un listino simile da realizzare?
Se devi realizzare o aggiornare un catalogo con molti prodotti, più lingue, immagini, dati tecnici o diverse versioni, possiamo analizzare insieme il materiale di partenza.
Possiamo lavorare da Excel, CSV, database, gestionale, vecchi listini o documenti esistenti.
E se non vuoi gestire internamente il sistema, possiamo occuparci direttamente dell’intero lavoro.
Il listino te lo facciamo noi.