Come creare e aggiornare automaticamente un listino prezzi da Excel o gestionale con InDesign

Creare un listino prezzi professionale può sembrare semplice finché i prodotti sono pochi.

Il problema nasce quando gli articoli diventano centinaia o migliaia, i prezzi cambiano frequentemente, le immagini devono essere aggiornate e le informazioni arrivano da Excel, da un gestionale, da un PIM o da un database aziendale.

In questi casi aggiornare manualmente un documento InDesign diventa un’attività lunga, costosa e soprattutto soggetta a errori.

La soluzione è separare i dati dall’impaginazione: i dati rimangono in Excel o nel gestionale, mentre InDesign viene utilizzato per costruire graficamente il listino o il catalogo.

Il problema dei listini aggiornati manualmente

Immaginiamo un catalogo di 300 pagine con migliaia di codici prodotto.

Il gestionale modifica prezzi, descrizioni e disponibilità. Alcuni prodotti vengono eliminati, altri vengono aggiunti. Cambiano fotografie, caratteristiche tecniche o varianti.

Se il catalogo viene gestito manualmente, qualcuno deve:

• individuare tutti i prodotti modificati;
• cercarli all’interno del documento InDesign;
• cambiare prezzi e descrizioni;
• inserire i nuovi articoli;
• eliminare quelli non più presenti;
• controllare immagini, codici e caratteristiche tecniche;
• verificare che l’impaginazione non sia stata compromessa dalle modifiche.

Più aumenta il numero dei prodotti, più questo metodo diventa difficile da controllare.

E basta dimenticare un solo prezzo per ritrovarsi con un listino già sbagliato al momento della pubblicazione.

Creare un listino direttamente da Excel

Molte aziende possiedono già quasi tutte le informazioni necessarie all’interno di un file Excel.

Per esempio:

• codice articolo;
• descrizione;
• prezzo;
• categoria;
• sottocategoria;
• caratteristiche tecniche;
• percorso dell’immagine;
• varianti;
• lingue.

Queste informazioni possono diventare la base per creare automaticamente il catalogo.

Il principio è semplice: Excel contiene i dati, InDesign contiene la grafica.

Un sistema di automazione legge le informazioni e le inserisce nei template grafici corretti.

Il risultato finale rimane un normale documento Adobe InDesign, quindi può essere controllato, modificato graficamente ed esportato in PDF come qualsiasi altro documento.

E se i dati arrivano dal gestionale?

Excel non è necessariamente il punto di partenza.

Le informazioni possono provenire anche direttamente da un gestionale aziendale, da un ERP, da un PIM, da un database o da un e-commerce.

Il gestionale continua a essere il luogo nel quale l’azienda mantiene aggiornati prodotti e prezzi.

Quando è necessario generare una nuova versione del listino, i dati vengono importati e utilizzati per aggiornare l’impaginato.

In questo modo si evita di mantenere due archivi indipendenti:

uno nel gestionale e uno dentro InDesign.

Come funziona l’impaginazione automatica di un catalogo

Un processo di impaginazione automatica può essere organizzato in diverse fasi.

1. Importazione dei dati

Si importano codici, descrizioni, prezzi, caratteristiche, categorie e tutte le altre informazioni necessarie.

2. Organizzazione dei prodotti

I prodotti vengono suddivisi secondo la struttura commerciale desiderata: famiglie, gruppi, sottogruppi, capitoli o altre classificazioni.

3. Associazione dei template

Ogni tipologia di prodotto può utilizzare un modello grafico differente.

Un prodotto con molte caratteristiche tecniche, per esempio, può essere impaginato diversamente da un articolo che necessita soltanto di fotografia, codice e prezzo.

4. Generazione delle pagine

Il sistema crea le pagine InDesign utilizzando i dati importati e i template predisposti.

5. Esportazione del PDF

Terminata l’elaborazione, il documento può essere verificato ed esportato per la stampa oppure per la pubblicazione digitale.

Come aggiornare automaticamente i prezzi in InDesign

Uno dei vantaggi principali di un catalogo basato sui dati è la possibilità di aggiornare rapidamente i prezzi.

Supponiamo che il listino sia già stato realizzato e che dopo alcuni mesi l’azienda decida di modificare centinaia di prezzi.

Con un’impaginazione tradizionale bisognerebbe intervenire manualmente sulle singole pagine.

Con un sistema collegato ai dati è invece possibile importare il nuovo listino e aggiornare i valori presenti nei documenti.

Lo stesso principio può essere applicato anche a:

• descrizioni;
• codici;
• caratteristiche tecniche;
• immagini;
• traduzioni;
• varianti prodotto.

Cataloghi con migliaia di articoli

È proprio nei cataloghi più grandi che l’automazione diventa particolarmente utile.

Gestire manualmente poche decine di prodotti può essere possibile.

Gestire nello stesso modo migliaia di articoli distribuiti su centinaia di pagine significa invece dedicare molto tempo a operazioni ripetitive e controlli.

Automatizzare non significa rinunciare alla grafica.

Il catalogo può continuare a essere progettato con Adobe InDesign e mantenere l’identità visiva dell’azienda.

Cambia il modo in cui vengono inseriti e aggiornati i contenuti.

Listini multilingua

La gestione diventa ancora più complessa quando lo stesso catalogo deve essere pubblicato in più lingue.

Italiano, inglese, francese o altre lingue possono utilizzare la stessa struttura grafica ma contenuti differenti.

Se le traduzioni vengono gestite come dati, è possibile utilizzare gli stessi template per produrre versioni diverse del catalogo senza dover ricostruire ogni volta l’intero documento.

Questo è particolarmente utile per aziende che distribuiscono i propri prodotti su più mercati.

Quando conviene automatizzare un listino?

Non tutti i cataloghi hanno bisogno di un sistema automatico.

Se il documento contiene poche pagine e cambia raramente, l’impaginazione tradizionale può essere sufficiente.

L’automazione diventa invece interessante quando sono presenti una o più di queste condizioni:

• molti prodotti;
• molti codici articolo;
• aggiornamenti frequenti dei prezzi;
• cataloghi di centinaia di pagine;
• dati già presenti in Excel o nel gestionale;
• più lingue;
• diverse versioni dello stesso listino;
• molte caratteristiche tecniche;
• necessità di rigenerare periodicamente il catalogo.

Bisogna acquistare un software?

Non necessariamente.

Un’azienda può scegliere di organizzare internamente il processo oppure affidare la realizzazione del listino a un servizio specializzato.

Nel secondo caso è possibile partire dai dati già disponibili — per esempio un file Excel o un’esportazione dal gestionale — e ottenere il catalogo o il listino già impaginato.

È proprio l’approccio che utilizziamo con Easy List Plus: i dati vengono organizzati e utilizzati per generare e aggiornare documenti Adobe InDesign.

Questo permette di affrontare anche cataloghi con grandi quantità di articoli senza trasformare ogni aggiornamento in un nuovo lavoro di impaginazione manuale.

Dal file Excel al listino finito

Il punto di partenza può quindi essere molto più semplice di quanto si immagini.

In molti progetti è sufficiente avere:

• un file Excel;
• un’esportazione dal gestionale;
• le immagini dei prodotti;
• un esempio della grafica desiderata.

Da questi elementi è possibile valutare come strutturare il processo e quanto può essere automatizzato.

Se devi realizzare un nuovo catalogo oppure aggiornare un listino esistente, possiamo analizzare gratuitamente i dati disponibili e verificare quale soluzione è più adatta.

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Domande frequenti sull’impaginazione automatica dei listini

Si può creare automaticamente un listino partendo da Excel?

Sì. Se il file Excel contiene informazioni strutturate come codici, descrizioni, prezzi, categorie e immagini, questi dati possono essere utilizzati per generare automaticamente un listino o un catalogo con Adobe InDesign.

Come si aggiornano automaticamente i prezzi in InDesign?

I prezzi possono essere aggiornati importando nuovamente i dati provenienti da Excel, dal gestionale o da un database. In questo modo non è necessario cercare e modificare manualmente ogni prezzo all’interno delle pagine.

È possibile creare un catalogo partendo dal gestionale?

Sì. I dati possono provenire da un gestionale, da un ERP, da un PIM, da un database o da un file esportato. Il catalogo utilizza questi dati per generare o aggiornare automaticamente le pagine.

Quando conviene automatizzare un catalogo?

L’automazione è particolarmente utile quando il catalogo contiene molti articoli, numerosi prezzi, diverse lingue oppure deve essere aggiornato frequentemente.

Chi può realizzare un listino partendo da Excel o dal gestionale?

Il processo può essere gestito internamente con strumenti di automazione oppure affidato a un servizio specializzato. Dieffe System realizza listini e cataloghi partendo da Excel, gestionali e database, utilizzando Easy List Plus e Adobe InDesign.

È possibile affidare completamente la realizzazione del listino?

Sì. Non è necessario acquistare o utilizzare direttamente un software. È possibile fornire i dati, le immagini e le indicazioni grafiche e affidare l’intero lavoro di impaginazione e aggiornamento del catalogo.