Molte aziende di produzione hanno i dati dei prodotti distribuiti tra file diversi.
Per esempio:
-
Excel per codici e prezzi
-
Word per le descrizioni
-
cartelle con immagini
-
cataloghi PDF.
Quando bisogna aggiornare cataloghi o listini, il lavoro diventa complicato.
Prezzi da controllare.
Descrizioni da verificare.
Varianti da aggiornare.
E spesso bisogna modificare più file.
Il problema non è il catalogo.
Il problema è come sono organizzati i dati dei prodotti.
Quali dati compongono un prodotto
Ogni prodotto è descritto da una serie di informazioni.
Per esempio:
-
codice prodotto
-
descrizione
-
caratteristiche tecniche
-
varianti
-
prezzo
-
immagini.
In pratica un catalogo è composto da dati organizzati.
Quando questi dati sono gestiti correttamente, creare cataloghi e listini diventa molto più semplice.
Dove vengono gestiti normalmente i dati dei prodotti
In molte aziende i dati dei prodotti sono distribuiti tra diversi strumenti.
Per esempio:
-
fogli Excel
-
documenti Word
-
sistemi gestionali
-
cartelle con immagini
-
cataloghi PDF.
Questo succede spesso perché il catalogo viene visto come un documento da impaginare.
Ma quando i prodotti aumentano questo metodo crea problemi.
Il problema dei dati distribuiti
Quando i dati dei prodotti sono sparsi tra più file succedono sempre le stesse cose:
-
esistono versioni diverse degli stessi dati
-
i prezzi non sono sempre aggiornati
-
le varianti vengono gestite manualmente
-
ogni modifica richiede controlli.
Per esempio, se cambia il prezzo di un prodotto bisogna aggiornare:
-
il gestionale
-
il listino
-
il catalogo
-
eventuali schede prodotto.
Questo rende gli aggiornamenti lenti e aumenta il rischio di errori.
Se i dati sono distribuiti tra file diversi, ogni aggiornamento del catalogo richiede lavoro manuale.
Il catalogo è un database stampato
Per gestire cataloghi e listini in modo efficiente è utile cambiare prospettiva.
Prima si organizzano i dati dei prodotti.
Poi si genera il catalogo.
In altre parole:
il catalogo è un database stampato.
Quando i dati sono organizzati in modo strutturato, il catalogo diventa semplicemente la rappresentazione di queste informazioni.
Ho spiegato questo concetto più nel dettaglio in questo articolo:
👉 Il catalogo è un database stampato
Come organizzare i dati dei prodotti
Il modo più efficace per gestire cataloghi e listini è centralizzare i dati dei prodotti.
Questo significa:
-
avere una sola fonte dei dati
-
aggiornare le informazioni una sola volta
-
generare automaticamente i documenti.
In questo modo è possibile creare:
-
cataloghi prodotti
-
listini prezzi
-
schede prodotto
-
documenti per la rete vendita.
Come automatizzare cataloghi e listini
Quando i dati dei prodotti sono organizzati correttamente, è possibile automatizzare la produzione dei documenti.
Cataloghi e listini possono essere generati automaticamente partendo dai dati dei prodotti.
È esattamente il problema che abbiamo cercato di risolvere con Easy List.
Un sistema che permette di collegare i dati dei prodotti all’impaginazione e generare automaticamente cataloghi e listini.
Vuoi capire se il tuo catalogo è difficile da aggiornare?
Molte aziende scoprono che il catalogo richiede molto più lavoro del necessario.
Per verificarlo abbiamo preparato una breve diagnosi.
Ti bastano due minuti.