Come collegare file Excel e Word in Indesign

By | 26 dicembre 2015

indesignAvete tanti file excel e word sparsi per il pc e dovete collegarli nel vostro listino?

La via migliore sarebbe quella di utilizzare un gestore dati come il nostro… però se manca il tempo di farlo ti posso insegnare come farlo nel frattempo.

Indesign permette il collegamento sia con word sia con excel o una selezione di un file di excel.

Esistono anche delle guide su youtube che spiegano come farlo ma manca sempre un elemento indispensabile, cioè come tenerle collegate.

A me non basta importare un file excel… io voglio che fare in modo che modificando i file excel il documento InDesign sia automaticamente aggiornato.

Inserire un file excel non è difficile:

dal menu file scegliere inserisci e selezionare un file con l’accortezza di flaggare “mostra opzioni di importazione”

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Premi “Apri”

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Vediamo ora solo le opzioni più importanti:

In “Foglio” selezionate il foglio di lavoro. Se non lo sai, in excel è possibile avere più schede (fogli) e tenerle collegate fra loro, anche se non è proprio così facile (auguri).

In “intervallo celle” puoi scegliere il range di celle da importare.

In “Formattazione” “Tabella” puoi scegliere tra

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Le altre guide qui non spiegano bene: che significato ha “Tabella formattata” e “Formatta una sola volta” visto che poi non mi spieghi come tenerle collegate?

Se inserisco senza collegare ci sarà solo una prima volta, sempre!

Il trucco poi te lo spiego, continua a leggere.ScaricaGuida

Se scelgo “Formattata una sola volta” InDesign collega tutto: dati e formattazione; tu potrai modificare i dati in excel senza preoccuparti della formattazione e indesign collegherà solo i dati. Quindi sarai libero di formattare i dati dentro Indesign.

Potrai dare il file da gestire all’ufficio tecnico che ha competenza solo sui dati e non sulla formattazione; se cambieranno colore o font non avrà effetto sul tuo documento, solo i dati saranno aggiornati. E tu hai la possibilità di farlo da dentro indesign, nel contesto della grafica che stai utilizzando in quel momento.

Quando capirai come collegarlo nascerà un problema…

Se l’utente inserisce una riga nel range collegato, Indesign aggiorna i dati ma non l’altezza del box di inserimento!

Ah, ma ancora non ti ho detto come fare per collegarli?! Ahi ragione

Per collegare i file PRIMA di inserirlo devi andare in “Modifica/Preferenze/Gestione File” e selezionare “Crea collegamenti all’inserimento di testi e fogli di calcolo”.

E’ una preferenza che InDesign dimentica facilmente, quindi è bene che la verifichi per ogni file!

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Vedi il simbolo del link sopra al box? Significa che è collegato.

Se modifichi il file originale, io ad esempio aggiungo una riga ed una colonna succede questo:

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InDesign si accorge che il file non aggiornato con il segnale di pericolo!

ScaricaGuida

E’ sufficiente che ci clicchi sopra per ottenere questo:

xls6

Le colonne sono state rese visibile, le righe no, manca l’ultima!

Questo forse per evitare che si sovrapponga in verticale ad altri elementi grafici presenti nella pagina?

Mah, non lo so…

Per rendere visibile tutto devi cliccare con il destro sopra il box e scegliere “Adatta/adatta cornice al contenuto”.

Se poi hai tanti file collegati nel documento Indesign puoi andare uno per uno e cliccare sul triangolino.

Oppure un metodo più facile:

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Nella scheda “collegamenti” oltre a vedere i collegamenti ed aggiornarli uno ad uno cliccando sul triangolino giallo, puoi fare tutti gli aggiornamenti semplicemente PREMENDO IL TASTO ALT e CLICCANDO SULL’ICONA EVIDENZIATA IN ROSSO!

Facile vero?ScaricaGuida

Un’altra cosa interessante nel collegare i fogli excel è la selezione dei range come definizione di nomi:

Dentro excel puoi dare un nome a un range di celle e dentro Indesign, al momento del collegamento, scegliere il nome definito e non il range!

Tutte queste funzionalità le abbiamo integrate dentro al nostro sistema EasyList, tu devi solo pensare a quale file collegare, tutto il resto lo fa in automatico: collegamento, ridimensionamento e spostamento dei blocchi sottostanti sono fatti in automatico!

TU devi pensare ai tuoi dati, al resto ci pensa il sistema!

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Category: Listini prezzi e cataloghi tecnici

About Gabriele Fiorani

L’obiettivo del mio lavoro é quello di aiutare i clienti a organizzare il proprio catalogo nel migliore dei modi per ottenere quello che dovrebbe: vendere! Le aziende hanno il problema di dover iniziare ogni volta il listino da capo, spendendo tante risorse, sia economiche che di tempo. E ogni anno la storia ricomincia, e l’unica via che trovano per risparmiare è quella di allungare i tempi tra una versione ed un’altra… ma se il listino lo fanno perché serve a vendere… è un controsenso! Metto a mia disposizione tutta l’esperienza acquisita in SCM Group dove, come dipendente prima e consulente poi, ho programmato e gestito il sistema OLI (Offerte e Listini) per tutto il gruppo.

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